Häufig wird für SekrtäreInnen, AssistentenInnen kurz für Verantwortliche von Kommunikation vorausgesetzt, wie man mit Mail-Kommunikation umzugehen hat. Andererseits findet man täglich Beispiele, wie man es nicht machen sollte. Deswegen hier eine kleine Zusammenstellung von Hinweisen auf was man achten sollte.
Empfänger
Wenn eine Mail an mehrere Empfänger gehen soll, sollten diese alle bei „Blindkopie (BCC)“ eingefügt werden. Anderenfalls kann jeder Empfänger sehen, an wen die Mail noch gegangen ist und welche Mail-Adresse genutzt wurde. Mail-Adressen sind aber personenbezogene Daten, die der DSGVO unterliegen. Es ist nicht nur deswegen problematisch. Nicht selten kommt es vor, dass ein Empfänger der Mail etwas dagegen hat, dass andere Empfänger die persönliche Mail-Adresse kennen. Insbesondere weil viele keine Unterscheidung zwischen privater und dienstlicher Mail vornehmen.
Deswegen am besten die Regel.
Sobald es mehrere Empfänger gibt immer das Feld „BCC“ verwenden, außer man ist sich sicher, dass alle Empfänger die Mail-Adressen allen anderen kennen.
Hinweis: Viele Mail-Programme verweigern das Senden, wenn man nur Empfänger in „BCC“ hat und niemanden in „An“. Aus diesem Grund werden häufig extra Mail-Adressen der Form noreply@… angelegt, die alle ankommenden Mails automatisch verwerfen, und die man dann in „An“ verwenden kann. Zur Not kann man die eigene Mail-Adresse in „An“ verwenden und sich die Mail quasi selber schicken, einige Spam-Schutz-Filter nehmen dies aber zum Anlass die Mail dann als Spam zu kennzeichnen. Deswegen ist die Variante mit noreply@… zu bevorzugen.
Anhänge
Das Versenden von Office Dokumenten wie Word und Excel ist sehr problematisch. Viele Angriffe erfolgen gerade über diese Dokumente, weil Angreifer sich gut darin verstecken können. Microsoft spricht von 80% der Angriffe. Einige Spam-Filter sortieren solche Anhänge aus.
Für Einladungen, Protokolle o.ä. macht es auch nicht viel Sinn ein Dokument zu versenden, welches der Empfänger bearbeiten kann. Auch kann man nicht davon ausgehen, dass jeder Empfänger Microsoft Office installiert hat um die Dokumente betrachten zu können.
Der bessere Weg ist es hier das Office Dokument als PDF zu exportieren und dann das PDF zu versenden. Seit dem in Google Chrome und in Mozilla Firefox ein PDF Viewer integriert ist, kann man relativ sicher sein, dass der Empfänger es genauso dargestellt bekommt, wie man das Dokument versendet hat.
Weiterleitungen
Auch bei Weiterleitungen sollte man aufmerksam sein. In der Regel werden hier alle früheren Empfänger und Anhänge mitgesendet. Auch hier sollte man die obigen Regeln beachten und notfalls manuell nacharbeiten.